Année de concours : 
2019-2020

Date limite (demande) : 
3 octobre 2024 à 16h00 (EST)

Annonce des résultats : 
Novembre 2024

Montant : 
10 000 $

Durée du financement : 
Un versement

RAPPEL

En plus des présentes règles de programme, il est de la responsabilité des personnes qui présentent une demande d’aide financière de prendre connaissance des Règles générales communes (RGC) qui s’appliquent à l’ensemble de la programmation du FRQ. Si des conditions particulières s’appliquent au présent programme, elles sont décrites ci-dessous et prévalent sur les RGC.

Objectifs

La tenue de grands congrès scientifiques internationaux assure un rayonnement non seulement pour les chercheurs et chercheuses, mais également pour les établissements et pour le Québec dans son ensemble. Les congrès internationaux favorisent le réseautage et les collaborations aux plans local et international, sans compter qu’ils génèrent des retombées intellectuelles et économiques appréciables pour la société. Avec ce concours, le Palais des congrès de Montréal et le Fonds de recherche du Québec (FRQ) souhaitent reconnaître la contribution des responsables de l’organisation de grands congrès scientifiques internationaux se tenant au Palais des congrès de Montréal.

Les objectifs de ce concours sont de :

  •  Soutenir la communauté scientifique québécoise pour l’organisation de congrès scientifiques internationaux;
  • Reconnaître la contribution des responsables de l’organisation de congrès scientifiques internationaux à accroître le rayonnement de la recherche au Québec;
  • Souligner l’apport de la communauté scientifique pour attirer des congrès scientifiques internationaux au Palais des congrès de Montréal et ainsi favoriser les retombées intellectuelles et économiques pour la région et pour le Québec;
  • Reconnaître l’importance de ces événements internationaux pour la création de maillages entre la communauté scientifique d’ici et d’ailleurs;
  • Favoriser une implication significative de la relève professorale et étudiante dans l’organisation de congrès scientifiques internationaux.

1. ADMISSIBILITÉ

Candidats et candidates visés

Sont admissibles à ce concours :

  • Les chercheurs ou chercheuses universitaires
  • Les chercheurs universitaires cliniciens ou chercheuses universitaires cliniciennes

Les statuts de chercheurs et de chercheuses admissibles sont détaillés dans la section «Définitions» des RGC.

Les personnes ayant soumis une demande de soutien au concours précédent et qui n’ont pas été lauréates peuvent soumettre une demande à nouveau, à condition que le congrès n’ait pas encore eu lieu au moment de l’annonce des résultats en novembre 2024.

Une seule personne peut être identifiée en tant que porteuse d’une demande et transmettre celle-ci au FRQ via le portail Santé. La contribution des coresponsables du congrès peut être soulignée dans la lettre de présentation, qui est l’un des documents exigés.

Congrès

  • Le congrès faisant l’objet de la mise en candidature doit se tenir au Palais des congrès de Montréal, entre le 1er décembre 2024 et le 31 décembre 2028
  • Le nombre visé de participants doit être d’au moins 300 avec un minimum de 200 personnes en mode présentiel dans le cas d’un congrès hybride
  • Une seule demande par congrès sera considérée

2. DOCUMENTS EXIGÉS

Candidats et candidates

  • Un CV commun canadien, version de financement FRQS, FRQSC ou FRQNT (dernière version mise à jour entre le 1er juin 2023 et la date limite de l’appel de propositions) ;

Les contributions détaillées à joindre au CV commun canadien (dernière version mise à jour entre le 1er juin 2023 et la date limite de l’appel de propositions)

Formulaire électronique Soutien à l’organisation de congrès internationaux du Palais des congrès de Montréal et du FRQ incluant les documents suivants à joindre dans la section Autres documents :

  • Une lettre de présentation d’un maximum de 3 pages contenant toute l’information permettant l’évaluation de la candidature, en fonction des informations détaillées à la section suivante.
  • Une lettre officielle ou un courriel officiel attestant de la tenue du congrès au Palais des congrès de Montréal.
  • Une esquisse du programme du congrès. Les esquisses préliminaires sont acceptées. Toutefois, les programmes de congrès passés ne sont pas accepté.

Détail des informations à inclure dans la lettre de présentation

1. Objectifs et organisation du congrès

  • Objectifs visés par le congrès et contexte dans lequel il s’insère
  • Rôle de la personne qui présente la demande (exemples : responsable du comité organisateur ; hôte ou co-hôte du congrès, leadership dans l’organisation, etc.)
  • Réservation provisoire au Palais des congrès de Montréal dans le cadre d’une programmation de recherche ou de la planification stratégique de l’établissement des personnes organisant le congrès
  • Rôle de la relève professorale dans l’organisation du congrès
  • Rôle de la relève étudiante dans l’organisation du congrès

2. Caractéristiques du congrès

  • Nombre visé de personnes participantes (incluant les personnes qui donneront une conférence) et pourcentage des personnes provenant : 1) du Québec, 2) du reste du Canada et 3) de l’extérieur du Canada
  • Nom des secteurs couverts par le congrès (Santé, Nature et technologies, Société culture)
  • Modalités mises en place pour assurer le financement de l’événement, en dehors de l’offre de soutien du FRQ
  • Intégration d’une dimension grand public et présentation de celle-ci
  • Prise en compte de l’équité, de la diversité et de l’inclusion afin notamment de faciliter la participation des femmes et des groupes sous-représentés (personnes vivant avec un handicap, minorités culturelles, minorités sexuelles, etc.) et d’améliorer leur représentation parmi les personnes qui organisent, présentent et participent au congrès

  • Actions et gestes concrets en lien avec le développement durable dans le cadre de l’organisation du congrès : Développement durable – Palais des congrès de Montréal

  • Explication des retombées intellectuelles potentielles du congrès en termes de réseautage, d’avancement des connaissances, de perspectives de publications ou de collaborations, etc.
  • Explication des retombées économiques et sociétales potentielles du congrès
  • Stratégies de publicité et de mise en valeur du congrès
  • Couverture médiatique envisagée

3. Utilisation des fonds en cas d’octroi du FRQ

  • Justification de l’utilisation du 10 000 $ qui serait octroyé à titre de soutien à l’organisation du congrès

Notes importantes

  • Les lettres d’appui ne sont pas acceptées. De même, tout document joint à la demande et qui n’est pas exigé sera retiré avant l’évaluation de celle-ci.
  • Les profils des membres de comité agissant dans ce programme pouvant être très diversifiés, les personnes candidates sont invitées, dans les documents soumis pour évaluation, à présenter les informations de manière à en faciliter la compréhension.
À LIRE ATTENTIVEMENT
  • Le formulaire électronique de demande complète est disponible dans le portail Santé seulement. Pour le trouver, vous devrez donc sélectionner « Santé » après vous être connecté ou connectée à votre Portfolio électronique, puis cliquer sur « Subventions à la diffusion » dans les concours disponibles.
  • Le formulaire et les documents requis doivent uniquement être transmis via le Portfolio électronique. Les documents transmis par courriel ou courrier postal ne sont pas acceptés.
  • L’approbation de l’établissement gestionnaire est obligatoire pour que la demande complète puisse être transmise au Fonds. Veuillez noter que la date limite fixée par votre établissement pour l’approbation précède généralement celle spécifiée dans les règles du programme. Il est de ce fait suggéré de communiquer avec les personnes concernées de votre établissement afin d’obtenir des informations à ce sujet, et ce, dès l’amorce de la préparation de votre candidature.
  • Les éléments exigés, mais manquants ou non conformes ne seront pas réclamés et rendront le dossier non admissible.
  • Les éléments reçus après les dates et heures de clôture du concours ne seront pas considérés. Il n’y aura pas de mise à jour des dossiers.

3. MONTANT OFFERT

10 000 $ offerts conjointement par le Palais des Congrès de Montréal et le FRQ.

Trois lauréats ou lauréates seront sélectionnés dans le cadre de ce concours.

Notes

  • Ce concours ne bénéficie pas du montant versé par le FRQ ou par leur partenaire pour couvrir les frais indirects de recherche des établissements.
  • En acceptant un octroi dans le cadre de ce programme, la personne titulaire de l’octroi accepte que le partenaire communique avec elle pour des activités en lien avec l’octroi.

4. ÉVALUATION

Tous les critères et sous-critères ci-dessous seront considérés dans l’évaluation des demandes. Aucune pondération particulière n’est accordée à ceux-ci : les membres de comité donnent une appréciation générale des demandes sur 100.

Profil de la personne candidate

  • Expérience de la personne candidate dans l’organisation de congrès ou d’autres types d’événements d’envergure
  • Qualité des réalisations scientifiques et des activités de recherche, reconnaissance par les pairs et rayonnement (activités de transfert, publications, subventions et prix, etc.)

Organisation et objectifs du congrès

  • Description complète et détaillée des différents éléments devant être inclus dans la lettre de présentation
  • Clarté de l’information présentée
  • Démonstration de l’importance du congrès et de la mobilisation des personnes impliquées

Caractéristiques du congrès (incluant l’esquisse du programme)

  • Description complète et détaillée des différents éléments devant être inclus dans la lettre de présentation
  • Clarté de l’information présentée
  • Démonstration du caractère innovant et ambitieux du congrès

Utilisation des fonds en cas d’octroi du FRQ

  • Démonstration de l’utilité des fonds en lien avec l’organisation du congrès

Qualité de la présentation de la demande

  • Structuration du texte facilitant un repérage rapide de l’information
  • Qualité de la langue de rédaction

Comité

Un comité mixte, composé entre autres de pairs chercheurs et chercheuses universitaires et de spécialistes de la communication scientifique, sera chargé de l’évaluation des demandes reçues. Toutefois, en fonction du nombre de demandes reçues, entre autres, le FRQ se réserve la possibilité de mettre en place une autre formule d’évaluation (p. ex. triage).

Le FRQ ne s’engage pas à remettre un rapport d’évaluation individualisé en lien avec chaque candidature. Toutefois, un rapport global des points forts et points faibles les plus fréquemment soulevés par les membres de comité, parmi toutes les demandes reçues et évaluées, pourrait être transmis aux personnes candidates non retenues pour un financement.

5. ANNONCE DES RÉSULTATS

Les résultats de l’évaluation seront communiqués à l’ensemble des personnes candidates au début du mois de novembre 2024.

Les personnes lauréates devront respecter un embargo jusqu’à l’annonce publique qui sera faite dans le cadre du forum d’échanges (voir à cet effet la section 6).

Pour les conditions liées à l’annonce et à l’acceptation des octrois, veuillez vous référer à la section 5 des RGC.

6. PROMOTION DES LAURÉATS ET LAURÉATES, ET DES CONGRÈS

  • Diffusion par le FRQ et le Palais des congrès d’un communiqué annonçant les lauréats et lauréates ;
  • Diffusion par le FRQ et le Palais des congrès d’un résumé présentant les congrès à venir ainsi que leurs retombées économiques et intellectuelles potentielles ;
  • Inscription du congrès à venir dans le calendrier des événements à la section Événements du site web du FRQ ;
  • Annonce du nom des lauréats et lauréates dans le cadre d’un forum d’échanges organisé conjointement par le FRQ et le Palais des congrès, qui se tiendra le 28 novembre 2024 ; la présence des lauréats et lauréates ou d’une personne les représentant sera requise.

7. Libre accès 

La Politique de diffusion en libre accès des FRQ ne s’applique pas à ce programme.

8. PARTENAIRE

Société du Palais des congrès de Montréal